Pengelolaan Audit Procurement/Pengadaan episode 1

tulisan ini merupakan materi pelatihan yang pernah saya dapatkan mengenai masalah audit pengadaan, supaya tidak terlalu panjang maka dipisah menjadi 2 episode, selamat menikmati :D

Konsep Pengadaan
Proses pengadaan diperlukan agar fungsi organisasi tercapai. Pengadaan memiliki pengertian yang lebih luas dari sekedar proses pembelian saja (purchasing/buying/commisioning). Pengadaan merupakan salah satu kunci keberhasilan proses bisnis suatu organisasi karena efisiensi suatu organisasi dapat dicapai melalui proses pengadaan yang baik. Pengadaan merupakan kegiatan pertukaran aset sehingga diperlukan pengelolaan/manajemen aset. Untuk mencapai hal tersebut maka proses pengadaan memerlukan strategi dan operasional pengadaan.

Strategi pengadaan dimaksudkan untuk mendapatkan fleksibilitas terhadap pengadaan berbagai barang dan jasa yang dibutuhkan dengan menggunakan berbagai tipe kontrak. Penggunaaan tipe kontrak sendiri dipilih dengan mempertimbangkan kinerja dan insentif berupa penghematan dan efisiensi.

Manajemen Pengadaan yang efektif:
1. right products (tepat produk),
2. right quantity (tepat kuantitas),
3. right time (tepat waktu),
4. right place (tepat lokasi),
5. right support/service (tepat pelayanan),
6. right vendor (penyedia jasa yang tepat),
7. right procedure (tepat prosedur),
8. right quality (tepat kualitas),
9. right price/cost (harga yang tepat).

Harga yang tepat tidak selalu yang murah, yang dihitung adalah total cost of ownership dan bukan hanya harga awal barang/jasa yang dibeli.

Skema proses pengadaan dan audit manajemen pengadaan secara garis besar adalah sebagai berikut :

Gambar 1. Skema Proses Pengadaan dan Audit Manajemen Pengadaan

Berdasarkan pengertian pengadaan tersebut maka diketahui bahwa proses pengadaan diawali dari proses penganggaran/budgeting, diikuti proses permintaan terhadap barang/jasa tersebut. Proses tersebut jarang sekali dilakukan audit. Padahal pada proses ini risiko terbesar pada proses pengadaan timbul. Proses tersebut meliputi identifikasi dan analisis terhadap kebutuhan barang/jasa.
Audit manajemen pengadaan yang sering dilakukan adalah audit kepatuhan/compliances terhadap proses pemilihan penyedia jasa hingga proses settlement/penyelesaian pembayaran. Selain memahami proses pengadaan maka dalam melakukan audit manajemen pengadaan perlu diketahui risiko sistem pengadaan, yaitu sebagai berikut :
1. Barang/jasa tidak dibutuhkan,
2. Barang/jasa tidak sesuai dengan arah kebijakan pengadaan organisasi tersebut,
3. Barang/jasa kemahalan/mudah rusak (do not provide value for money),
4. Barang/jasa tidak diterima oleh organisasi,
5. Prinsip ekonomis tidak dilakukan (negosiasi harga tidak dilakukan karena kurangnya proses pengadaan secara sentralisasi).

Dalam melakukan audit manajemen pengadaan, manajer audit dapat mempertimbangkan fokus audit sebagai berikut :

Gambar 2. Fokus Audit

Audit manajemen pengadaan membantu organisasi dalam mencapai tujuan pengadaan dengan cara mengevaluasi dan memberikan rekomendasi perbaikan terhadap efektifitas pengelolaan risiko pengadaan, proses pengendalian dan kepatuhan.
Area audit pengadaan adalah sebagai berikut :
1. Environment audit : mengetahui kondisi pasar/supplier, jumlah supplier, dsb
2. Strategy audit : mengetahui strategi manajemen pengadaan,
3. Organization audit : melihat organisasi pengadaan dan efektifitasnya,
4. System audit : melihat kepatuhan/compliances terhadap sistem pengadaan,
5. Productivity audit : melihat produktifitas pengadaan,
6. Function audit : melihat fungsi manajemen termasuk leadership manajemen pengadaan.

Perencanaan Audit

Dalam melakukan audit maka diperlukan persiapan audit, sebagai berikut :
a. Informasi Umum Auditi (Profiling Auditee) yaitu berupa pengenalan terhadap organisasi auditi, sumber daya manusia dan manajemen auditi.
b. Strategi Audit yaitu fokus utama dalam audit, dan
c. Pendekatan Audit yaitu teknik-teknik audit yang digunakan.

Langkah-Langkah dalam melakukan audit manajemen pengadaan secara umum sama dengan proses audit kinerja, yaitu sebagai berikut :
1. Survey Pendahuluan
2. Pembuatan Checklist
3. Rapat Pembukaan
4. Pengumpulan Bukti Audit
5. Evaluasi Bukti Audit
6. Rapat Penutupan
7. Penyampaian LHA

Hal yang perlu diperhatikan adalah perlunya rekomendasi berupa tindakan preventif. Tindakan preventif merupakan proses rekomendasi yang proaktif dari auditor untuk mengidentifikasi, mengembangkan potensi dan perbaikan di kemudian hari. Rekomendasi lain adalah berupa tindakan korektif yang diperlukan untuk mengatasi masalah akibat kesalahan pelaksanaan prosedur.

Persiapan dan Perencanaan Audit dituliskan pada Program Kerja Audit yang berisikan seluruh subjek audit, pertanyaan-pertanyaan dan informasi yang terkait dengan proses audit.

Audit Tools
Dalam melaksanakan audit manajemen pengadaan maka dari segi frekuensi audit dapat dikelompokkan menjadi audit yang dilakukan secara rutin (scheduled) dan audit di luar waktu rutin atau audit sporadis (sporadic).
Audit secara rutin antara lain dengan cara audit compliance; inspeksi; user satisfaction survey; data aktifitas; pengendalian internal rutin. Audit yang dilakukan sporadis antara lain audit karena kejadian-kejadian tidak disengaja baik yang berupa isu maupun hasil; complaints; dan saran-saran perbaikan.

Audit manajemen pengadaan yang sering dilakukan adalah audit kepatuhan/compliances, namun untuk memberikan nilai tambah (value added) audit maka proses pengadaan pun dapat dievaluasi keefektifannya. Cara evaluasi proses pengadaan antara lain dengan mengidentifikasi hal-hal kritis, memahami secara mendalam proses pengadaan, membuat skema “As Is” yaitu skema yang menunjukan cara pengadaan yang diharapkan dapat diterapkan untuk peningkatan efisiensi pengadaan, membandingkan antara skema “As Is” dengan kondisi sebenarnya dan memberikan evaluasi terhadap perbedaan-perbedaan tersebut. Skema “as is” ini dapat menjadi input untuk pengembangan sistem dan prosedur yang ada. Saran perbaikan dari pihak auditi juga menjadi satu hal yang dapat dijadikan input perbaikan tersebut.

Penggunaan flow chart (bagan alir) juga dapat menjadi sarana dalam evaluasi prosedur yang ada. Cara lain adalah penggunaan Diagram Spaghetti yaitu melihat urutan proses dan pihak yang berwenang pada urutan proses tersebut. Semakin banyaknya proses berulang pada pihak tertentu merupakan indikasi kekurangefisienan sistem dan prosedur yang ada.

bersambung....