Komunikasi Audit
Teknik berkomunikasi adalah hal penting yang harus dimiliki oleh seorang auditor. Proses komunikasi terdiri atas berbicara dan mendengar. Keduanya diperlukan untuk memberikan pemahaman atas maksud yang dituju, memberikan ide dan masukan bagi pihak lain, dan membuat orang lain melakukan apa yang kita rekomendasikan.
Metode dalam komunikasi adalah secara verbal, non-verbal, dan tulisan. Menurut penelitian cara komunikasi yang berdampak cepat adalah melalui non-verbal. Kendala dalam berkomunikasi antara lain kurangnya pengetahuan, perbedaan kultur/budaya, persepsi, jumlah penerima pesan, noise (keributan) dan lain-lain.
Seorang auditor diharapkan memiliki teknik komunikasi mendengar yang baik karena saat mendengar diharapkan seluruh informasi yang diperlukan dapat dicerna dan dikumpulkan. Cara meningkatkan teknik mendengar ini antara lain saat melakukan audit maka auditor harus berusaha mengurangi/membatasi gangguan pendengaran lain seperti melakukan wawancara di ruangan tertutup, mengurangi penggunaan telepon saat wawancara, mengembangkan sikap menerima (receptive) dan empati terhadap auditi. Tujuannya adalah seluruh informasi terkumpul dan pada akhirnya auditor dapat memberikan rekomendasi yang tepat bagi organisasi.
Cara berkomunikasi pada auditi juga tergantung kebutuhan audit apakah itu audit kepatuhan atau audit investigatif.
Analisis Kebutuhan Pengadaan
Audit terhadap kebutuhan pengadaan seharusnya menjadi kegiatan audit rutin untuk mengevaluasi tingkat efisiensi proses pengadaan suatu organisasi. Hal ini dilakukan untuk mengurangi pengadaan barang/jasa yang sebenarnya belum atau tidak diperlukan organisasi. Hal ini terkait dengan penghematan anggaran karena terbatasnya sumber dana/pembiayaan yang dimiliki oleh organisasi.
Hal-hal yang menjadi pertimbangan dalam analisis kebutuhan antara lain pola-pola pengadaan dan rencana waktu proses pengadaan. Kombinasi pembelian dengan kontrak jangka panjang dan atau kontrak jangka pendek dapat lebih mengefektifkan proses pengadaan baik untuk organisasi maupun penyedia jasa.
Ketidakefisienan dalam proses pengadaan dapat diketahui melalui analisa kebutuhan pengadaan. Prinsip kegiatan pengadaan :
• Nilai (best value of money) barang/jasa disesuaikan dengan kualitas, kuantitas dan harga.
• Persaingan dilakukan secara jujur, terbuka,transparan dan efektif.
• Dilakukan pencatatan sesuai dengan aturan yang berlaku.
Gambar 4. Kebutuhan, tujuan, strategi, perencanaan dan program pengadaan merupakan suatu siklus
Analisis Organisasi Pengadaan
Secara garis besar organisasi pengadaan terbagi atas 2 yaitu sentralisasi dan desentralisasi. Kelebihan dan kekurangan dua sistem organisasi ini adalah :
- Sentralisasi (Sumber daya & Kontrol lebih baik, standar prosedur, efisien dan ekonomis) ;
- Desentralisasi (jarak wilayah tidak menjadi hambatan, lebih efektif namun kurang efisien).
Organisasi pengadaan dapat dikombinasikan agar tercapai proses pengadaan yang efisien, efektif dan ekonomis. Pemilihan organisasi ini dapat disesuaikan dengan barang/jasa yang dibutuhkan misalkan untuk barang sejenis yang diperlukan di tiap daerah dapat dilakukan proses pengadaan di pusat (sentralisasi). Hal ini untuk mendapatkan nilai harga yang lebih ekonomis dibandingkan proses pengadaan dilakukan di tiap-tiap daerah.
Dalam proses pengadaan di lingkungan swasta antara kebijakan, sistem dan prosedur pengadaan memiliki batasan yang jelas, sementara pada sektor publik/pemerintahan antara kebijakan, sistem dan prosedur pengadaan tercantum pada satu sumber yaitu Perpres No. 54 tahun 2010. Prosedur merupakan tuntutan operasional sehingga sifatnya tidak kaku dan dapat terjadi deviasi dengan otorisasi/approval dari pihak yang berwenang dalam operasional pengadaan. Sementara pada sektor pemerintahan prosedur pengadaan harus mengikuti Peraturan Presiden yang ada.
Analisis terhadap organisasi, sistem dan prosedur pengadaan diperlukan terutama untuk tindakan preventif dan perbaikan terhadap organisasi, sistem dan prosedur yang ada.
Analisis Pengendalian Pelaporan Audit Pengadaan
Operasional Pengadaan atau sering disebut dengan proses pembelian dilaksanakan oleh organisasi pengadaan. Umumnya proses pembelian mencakup nilai pembelian, kompleksitas pembelian, faktor risiko dan kondisi pasar/supplier.
Hal-hal yang harus diperhatikan oleh organisasi yang membutuhkan barang/jasa tersebut adalah :
- Identifikasi dan definisikan kebutuhan barang/jasa tersebut,
- Lakukan survey harga dan penelitian kondisi pasar/supplier,
- Memilih metode pembelian disertai saran dari pihak yang berwenang baik atasan langsung maupun internal audit,
- Lakukan proses otorisasi persetujuan/approval.
- Mengembangkan spesifikasi,
- Definisikan kriteria evaluasi,
- Lakukan proses pemilihan penyedia jasa,
- Lakukan evaluasi terhadap penyedia jasa,
- Penandatangan kontrak.
Pihak auditor internal dalam melakukan audit akan menyusun laporan hasil audit yang isinya mengkomunikasikan saran dan perbaikan dalam proses pengadaan. Isi Laporan Hasil Audit Pengadaan terdiri atas:
1. Tujuan, Ruang Lingkup dan Metodologi
2. Hasil Audit
3. Kesimpulan
4. Rekomendasi
5. Pernyataan Standar Audit
6. Kepatuhan sesuai peraturan dan hukum yang berlaku
7. Pengendalian Internal
8. Tanggapan Auditi
9. Tindak Lanjut
Kesimpulan
1. Pengadaan merupakan bagian dari proses manajemen aset, bukan sekedar pembelian barang.
2. Analisis kebutuhan diperlukan untuk mengetahui efektifitas, efisiensi dan ke-ekonomis-an pengadaan.
3. Kebutuhan, tujuan, sasaran, perencanaan dan pemrograman merupakan elemen yang saling berhubungan dalam pelaksanaan pengadaan.
Referensi
Materi Pelatihan “Procurement Management Audit” diselenggarakan oleh PT. Trimitra Konsultindo
Tidak ada komentar:
Posting Komentar